26 novembre 2019-Temps de lecture : 5min

Malraux : une solution pour faciliter la gestion des partenaires et des invités lors des événements !

Vous êtes amené à organiser des événements pour lesquels vos partenaires peuvent inviter des convives ? Alors, cet article est fait pour vous ! À la demande de Malraux de Chambéry, scène nationale Chambéry Savoie, qui accueille chaque saison des artistes d’exception, notre équipe a développé une plateforme spécifique, ajustable en fonction des besoins des différents acteurs de l’événementiel.

Par le biais de NewQuest Entertainment, notre nouvelle filiale dédiée à la culture, aux loisirs et au sport, créée en collaboration avec Veepee Entertainment, nous avons effectivement saisi l’occasion pour fluidifier les relations entre les organisateurs, les partenaires et les invités. Notre objectif : créer un outil sur-mesure pour Malraux, que nous pourrons ensuite ré-exploiter pour répondre aux besoins d’autres lieux ou événements. Levée de rideau, on vous explique tout à partir d’un exemple concret !

 

Malraux, acte 1 de notre solution !

Remise dans le contexte. Après deux ans de travaux et de représentations hors les murs, Malraux est de retour. Place à la réouverture et à son lot de nouveautés. C’est donc dans cette optique que la salle a décidé de créer le Cercle M. Non, rien à voir avec le chanteur à la crête parfaitement sculptée. Il s’agit ici d’un cercle de mécènes et de partenaires, soit une trentaine d’entreprises, qui souhaitent contribuer au développement de l’expérience culturelle au cœur du territoire.

En tant que partenaires, ces dernières disposent de places sur un certain nombre de représentations programmées, destinées à leurs équipes, à leurs clients ou à leurs fournisseurs. Seulement, pour faire vivre ce cercle et lui permettre de fonctionner de façon optimale, Malraux avait besoin d’une plateforme dédiée. Hello NewQuest ! C’est donc très logiquement que nos équipes ont été sollicitées. On éteint la lumière. Le silence règne dans la salle. C’est le moment pour nos graphistes d’entrer en scène. Acte 1 : l’expérience utilisateur.

 

Rendre l’expérience la plus simple possible !

Pour concevoir une plateforme performante, nous avons d’abord réfléchi à son ergonomie. La première mission était la suivante : comment créer un outil digital efficace, qui permette aux entreprises de diffuser facilement les invitations et à Malraux de minimiser le nombre de places vacantes (pour un meilleur suivi et une meilleure organisation) ? À partir de cette problématique, nos équipes ont donc développé un parcours utilisateur fluide et fonctionnel, inspiré de la charte graphique de Malraux. C’est ce que nous explique Océane.

Nous avons réfléchi à la manière la plus simple possible, pour les entreprises partenaires, de gérer la mise à disposition de leurs places à leurs invités. Ainsi, une fois connecté, le représentant de l’entreprise partenaire peut facilement, et en quelques clics, inviter les personnes souhaitées, en entrant directement ses contacts ou en important un fichier CSV. Océane, graphiste à NewQuest.

À partir de leur compte et d’une interface de gestion, les mécènes et les entreprises partenaires ont donc la possibilité d’inviter facilement les contacts voulus à la représentation voulue. Ces derniers reçoivent alors une invitation par e-mail, avec un lien, pour confirmer ou non leur venue, et obtiennent l’ensemble des informations pratiques par la même occasion, le tout sans s’authentifier. Simple, basique !

 

 

Ce système permet ainsi à Malraux d’avoir une vraie visibilité sur le taux de remplissage et de pouvoir redistribuer les éventuelles places vacantes. C’était d’ailleurs l’objet de notre mission : fluidifier les échanges entre la salle de spectacle, les entreprises partenaires et les invités. Pari gagné, mais fallait-il encore apporter une solution facile à gérer et à appréhender pour l’équipe de Malraux.

Faciliter la gestion des places.

Développé sur Symfony, l’outil a été entièrement pensé pour simplifier la vie de chacun et favoriser une expérience pleinement satisfaisante. D’ailleurs, pour boucler la boucle, nos développeurs ont dû concevoir un back-office performant, pour permettre à Malraux d’avoir une vue globale sur les réservations et de mettre sa programmation à jour. L’équipe peut, en quelques clics, gérer les partenaires, actualiser les spectacles et faciliter l’attribution des places.

 

 

Un outil au cœur de notre collaboration avec JLSO.

Voilà comment nous avons répondu à la problématique de départ. Le résultat est à la hauteur des ambitions : un outil fonctionnel, que nous pourrons désormais proposer à l’ensemble des organisateurs d’événements. Et ce n’est qu’un début ! Car, à travers notre étroite collaboration avec notre partenaire Jean-Louis Sevez Organisation (JLSO), nous sommes aujourd’hui en mesure d’innover dans le secteur de l’événementiel pour proposer des outils aux plus près des besoins des professionnels du secteur.

De façon plus globale, ce partenariat nous donne effectivement la possibilité d’accompagner les organisateurs et les entreprises dans la gestion, la communication et la digitalisation de leurs événements. Nous avons ainsi eu l’opportunité, au cours des derniers mois, de mutualiser nos compétences pour un certain nombre d’événements et de clients, comme Le Groupe Pelletier ou Le Prix des Neiges. Désormais, nous pourrons donc vous apporter cette nouvelle solution, fruit de notre collaboration dans la durée avec JLSO !

Pour en savoir plus sur la plateforme, n’hésitez pas à contacter notre équipe. Nous pourrons vous apporter une solution sur-mesure et performante, adaptée à vos contraintes et enjeux.

Avant de retourner à nos claviers, nous profitons de l’acte final pour remercier toute l’équipe de Malraux pour la confiance qu’elle nous a faite tout au long du projet. Fin du spectacle, rendez-vous à la prochaine séance.

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